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L'Art de la guerre, ou comment négocier un contrat de location de bureaux en Chine
Dernière mise à jour : 25 nov. 2020
Avez vous lu le livre L’art de la guerre de Sun Tzu ? Il m'a été très utile dans une négociation de contrat de location de bureaux en Chine.
Louer des bureaux
A Canton nous louons des bureaux au centre d'affaires ATLAS pour héberger une partie de notre équipe technique. Faites attention aux bailleurs professionnels (j'exclue les petits propriétaires), ils sont très malins et savent deux choses :
Il n’y a pas de loi qui régit les conditions commerciales des contrats de location de bureaux comme en France. C’est la loi du plus fort qui l’emporte, disons la loi du bailleur, vous avez deviné.
Changer l’adresse à laquelle une société est enregistrée est une mission impossible, beaucoup trop complexe. N'enregistrez jamais le siège social de votre société chez le bailleur de vos bureaux. Vous seriez dans une position de faiblesse et vous allez payer très cher !
Généralement les ennuis surviennent au renouvellement de votre bail. La nouvelle version comportera des clauses ou des conditions financières inacceptables.
Louer à un propriétaire privé
Tout est simple lorsque vous louez directement auprès d’un propriétaire privé. Le seul souci est que votre propriétaire ne vous donnera pas de "fapiao" (facture acquittée) pour votre comptabilité. Et oui, les propriétaires ne déclarent pas les revenus de leurs loyers auprès du Bureau des Taxes. Dans les rares cas où les propriétaires acceptent, il vous feront payer leur taxe, soit 5% du montant de votre loyer.
Louer auprès d'un centre d’affaires
Pour ce qui est des centres d’affaires, ils vous donneront une fapiao. Par contre, soyez attentif au contenu du contrat. Nous avons signé notre premier bail chez ATLAS le 15 avril 2017. Il prend effet le 1 mai et se termine le 30 avril 2018.
Nouveau bail obligatoire
Mi-novembre 2017 une secrétaire d'ATLAS appelle l’un des collaborateurs que nous portons à Canton pour lui dire d’un ton très ferme : « Venez chercher votre nouveau bail qui remplace l’ancien et dites à votre patron qu’il doit le signer rapidement ». Je suis choqué :
Pourquoi une simple secrétaire contacte l’un de nos employés locaux pour des questions contractuelles ? ATLAS connait très bien notre assistante et moi-même. D'habitude c’est la responsable des opérations qui me contacte directement par WeChat.
Que veut dire cette obligation de signer rapidement ? Nous avons un bail en cours valide encore cinq mois.
Pourquoi ce nouveau bail est uniquement en Chinois ? Notre premier contrat était aussi en Anglais.
Entourloupe en vue
Je demande donc à mon assistante de comparer attentivement ce nouveau bail avec l’ancien et de me lister les éventuelles différences. Je lui demande aussi d’exiger un bail en Anglais très rapidement. Dans le même temps, je téléphone à ATLAS et demande à parler à la responsable des opérations qui s’occupe de nous. J’apprends qu’elle n’est plus là et que la direction n’est plus la même. Notre assistante obtient quelqu’un au téléphone qui dit nous faire parvenir le contrat en Anglais rapidement.
Un mois après, le 18 décembre 2017 toujours pas de nouveau bail en Anglais. Comme cette semaine je travaille dans nos bureaux de Canton, je vais à la réception et demande à rencontrer la nouvelle responsable des opérations. Je dois me contenter d’une assistante qui me promet de m’envoyer rapidement le nouveau contrat en Anglais.
Encore un mois, nous sommes le 18 janvier 2018 je reçois un appel d’une secrétaire qui me met la pression pour payer le loyer de février. Qu’est ce que cela signifie ? Nous payons comme une horloge tous les 25 de chaque mois. Et nous n’avons toujours pas de bail en Anglais…
L’ancien bail
Tout cela m’inquiète, je décide de relire attentivement le contrat que nous avions signé l’année dernière. Quelques clauses sont abusives, en voici quelques une :
A la date de fin du contrat, ATLAS peut choisir : a) de renouveler automatiquement le contrat b) de ne pas renouveler le contrat. En cas de renouvellement, le nouveau prix sera celui défini par ATLAS à la date du renouvellement.
Si ATLAS ne dit rien au client, c’est la solution a) qui prévaut.
Au cas où ATLAS choisi la solution a), le client a l’obligation de signer le nouveau contrat. De toute manière, le renouvellement du contrat sera exécuté même sans la signature écrite du client.
Si le client ne résilie pas dans les temps le contrat, c’est à dire au moins 90 jours avant la date d’échéance, le client devra payer des dédommagements à ATLAS. Les dédommagements sont de 20% du montant annuel du contrat. Et si cette somme ne couvre pas les dommages subis par ATLAS, le client devra verser la différence à ATLAS.
Le 22 janvier à Canton
Le 22 janvier je n'ai toujours pas de nouveau contrat en Anglais. M’envolant pour Canton, j'exige un rendez-vous avec un responsable d'ATLAS. Deux jeunes dames arrivent au bureau, la nouvelle responsable des opérations et son assistante. Il s'agit de deux très jeunes femmes au maquillage exagéré et parlant Anglais avec un accent américain pour se donner un genre. En plus de ces artifices, elles me couvrent de compliments tous plus ridicules les uns que les autres. Bref, tout ce que je ne supporte pas.
Je rentre sans ménagement dans le vif du sujet et je leur explique ce que je pense. ATLAS traîne à nous envoyer un nouveau bail en Anglais car la date limite pour résilier le bail en cours est le 30 janvier prochain, dans 8 jours ! Passé cette date je suis obligé d'accepter le nouveau bail, quelqu'en soit les conditions, sous peine de lourdes pénalités. Cette façon de procéder est extrêmement impolie.
Et je conclue en leur disant que si je n’ai pas le nouveau bail en Anglais d’ici demain soir, je résilie celui en cours ce vendredi. De toute façon, ce serait une bonne chose de le résilier par précaution, juste pour ne pas rater le préavis de 90 jours. Ensuite nous aurons tout le temps de négocier un nouveau contrat, au même titre qu’un nouveau client.
Que de mauvaise foi
Elles me soutiennent que le nouveau contrat en Chinois est le même que l’ancien : « C’est le même contenu, seulement quelques petits rajouts ». C'est faux (mon assistante l'a lu avec attention) et c'est la deuxième raison pour laquelle on ne m'envoie pas la version anglaise. Elles répondent que l’avocat d’ATLAS est très occupé...
Clauses abusives
Le 24 janvier je reçois enfin la version anglaise, une horreur. Mon assistante m’avait prévenu. En fait de petits rajouts il s’agit bien d’une refonte complète du bail avec des termes encore plus abusifs que l’ancien :
Communication obligatoire de nos informations bancaires. => Ceci est un gros risque car je ne sais pas si quelque part dans la version chinoise figure une clause de prélèvement automatique. Pour rappel, c'est toujours la version chinoise qui prévaut.
Augmentation de 4% du loyer, nous passons de 20,019 RMB à 20,820 RMB. => C’est abusif car l’inflation en 2017 n’a été que de 1.8%.
La fapiao (facture) habituelle sera divisée en deux nouvelles fapiaos :
Une première de 7,360 RMB sur laquelle apparait la taxe habituelle de 10% pour la location des bureaux.
Une deuxième, plus importante, de 13,460 RMB pour des frais de services sur laquelle apparait une taxe d'un taux réduit de 4%.
Les conditions décrites en page 1 peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment. Il s’agit d'avantages tels que l'accès gratuit au centre de Fitness, de 4 déjeuners offerts par mois, de 20 cafés au coffee shop du RdC, d'un petit déjeuner buffet chaque mardi, de l'Happy Hour du vendredi, etc.
Dans certaines conditions, ATLAS peut décider de changer le bureau loué par le client et faisant l’objet du présent contrat, tant que la surface est la même.
ATLAS peut envoyer au client une notification de renouvellement du contrat par email. Le message « envoyé avec succès » du serveur de mail d’ATLAS ou pas de retour de mail en erreur prouve la bonne réception du mail par le client.
Le client peut résilier le renouvellement du contrat quatre mois à l’avance.
J’arrête ici la liste des clauses abusives car elles sont toutes plus inacceptables les unes que les autres.
Phase I - Réflexion
Le populaire livre de Sun Tzu dit qu’il faut commencer par réfléchir pour obtenir un maximum d'informations sur l’ennemi. Ensuite il faut utiliser ces informations pour changer le rapport de force, du moins en apparence.
Je me rappelle avoir eu un bon contact avec l’ancienne Directrice des operations d’ATLAS. Notre Guanxi est bon et je décide de l'appeler
Phase II – Collecte d'informations
Elle me dit que la nouvelle direction subit une forte pression de la part des nouveaux investisseurs hong-kongais. Le personnel compétent dont elle faisait partie est poussé dehors pour être remplacé par des jeunes débutants bien moins chers. Concernant le loyer qui est maintenant divisé en deux prestations, il s’agit d’une manipulation qui permet à ATLAS de ne payer que 4% sur les trois quart du chiffre d’affaires au lieu des 10% normalement dus. La Direction d'ATLAS ne sait pas si c’est légal mais elle fait le pari que personne n’osera aller se plaindre auprès du Bureau des Taxes. Puis elle rajoute que beaucoup de choses vont être supprimées, à commencer par le petit-déjeuner buffet du mardi matin et l’Happy-Hour du vendredi soir.
Je fais le naïf en lui disant que toutes les décisions d’ATLAS sont pourtant validées par des avocats, donc rien n’est improvisé. Elle éclate de rire en affirmant que la direction est bien trop radine pour faire appel à des avocats.
J'en sais suffisamment.
Phase III – Montrer sa supériorité
ATAS ne fait donc pas appel à des avocats. Je pense qu’ainsi ils ne peuvent pas se permettre le moindre conflit avec le Bureau des Taxes ou la justice.
Ils ne savent pas construire une stratégie. Ils réagissent vite et à l’improviste, sans aucune logique et aucune réflexion sur les conséquences.
Leur combine pour payer moins de taxes ne semble pas très propre.
Le 5 février j’envoie un email à ATLAS qui liste toutes les clauses que je trouve abusives. Le contenu et la forme de mon email sont très formels. Ils penseront qu'il aura été rédigé par un avocat. Le point le plus important sur lequel j'insiste concerne le découpage du loyer en deux prestations distinctes. Sur ce point je leur écris que la semaine prochaine, notre comptable va se rendre au Bureau des Taxes car nous ne savons pas comment enregistrer la partie services dans notre comptabilité.
Phase IV – Gagné !
Il n’en fallait pas plus, le lendemain je reçois un email de leur Business Development Manager me donnant satisfaction sur tous les points, sans exception. Il n’y a rien à négocier, c’est « OK » pour tout ! Et en plus nous n’aurons aucune augmentation de loyer, regardez ce qu’elle écrit. Désolé si l’Anglais n’est pas correct mais c’est une copie exact de l’email reçu, je n'ai pas changé une virgule : « How about we just keep 20,019 RMB unchanged when I would need to ask your favor to accepting our changes on price mix and fapiao change. Please do me a favor and make it a win-win situation, I will be really appreciated it. In this case, 7,360 RMB as rental will be indicated as “租金” on one fapiao. 12,659 RMB as office expenses will be indicated as “服务费” on another fapiao.
Sun Tze était dans le vrai, les Chinois aiment les rapports de force mais n’aiment pas les conflits.
Informations complémentaires
Source extérieure : L'art de la guerre
Conseils Chine : Le rapport de force
Service Chine : Louer des bureaux en Chine
